Trop souvent, l’efficacité d’un service achats est mesurée par le pourcentage d’économies réalisées. Trop simple et surtout incomplet comme indicateur ! Il existe de nombreux KPI achats et un choix judicieux s’impose pour suivre les plus pertinents. Découvrez l’importance de ces indicateurs clés de performance et notre approche de consultant achats auprès de nos clients.

Quelles sont les 3 dimensions de la performance achats ?

Une fonction achats performante obtient des produits ou services de qualité au meilleur coût possible, en s’appuyant sur des délais raisonnables et sur la fiabilité des fournisseurs.

Elle couvre donc 3 dimensions :

• Maintien/augmentation de la qualité des produits/services.
• Amélioration de la marge de l’entreprise en réduisant les coûts d’achats.
• Anticipation des problèmes, notamment d’approvisionnement, pouvant nuire à l’activité.

Qualité des produits/services achetés

La qualité des matières premières, produits ou services négociés par le service achats est essentielle. Elle influe directement sur la satisfaction des clients ou consommateurs et sur l’image de l’entreprise !

Coût des achats

Aspect le plus perceptible de la fonction achat, plus les tarifs négociés auprès des fournisseurs seront compétitifs, plus la marge de l’entreprise sera importante.

Fiabilité des fournisseurs

L’entreprise doit pouvoir compter sur la fiabilité du fournisseur et sur les délais convenus afin de délivrer ses produits/services en temps et en heure au consommateur final. Le service achats doit donc être attentif à cet aspect pour le bon déroulement de l’activité. 👍

Quelle est la place des KPI achats dans la stratégie ?

Chaque famille d’achats répond à une stratégie découlant de la politique d’achats de l’entreprise. Il s’agit d’un plan d’action définissant les objectifs fixés afin d’optimiser les achats et les moyens envisagés pour les atteindre. Toutefois, pour évaluer l’efficacité des processus et outils utilisés et pour améliorer la stratégie appliquée, il faut pouvoir mesurer les résultats.
C’est là que les KPI achats interviennent.

💡 Pour aller plus loin, consultez aussi l’article “Une stratégie achats, c’est quoi ?”.

Comment mesurer la performance de la fonction achat ?

Selon l’activité et la stratégie de l’entreprise, les KPI achats seront différents, mais voici une liste des principaux indicateurs qu’Up’timise met en place lors de ses audits.

KPI évaluant la productivité de la fonction achats

• Gains d’achats : écart budget, écart marché vs offre, écart offre initiale vs offre finale après négo… les paramètres pour calculer les gains d’achats sont nombreux.
• Taux de couverture : pourcentage des achats maîtrisés vs. les dépenses totales de l’entreprise.

KPI liés aux fournisseurs

• Classification des fournisseurs.
• Non conformité des fournisseurs : négocier un contrat c’est bien, s’assurer de son application c’est mieux !

KPI s’assurant de l’adhésion des points de vente/métiers

• Respect des process achats : % livraisons hors process (pas de devis, pas de commandes), nombre de commandes urgentes (définition des besoins, prévision).
• Taux de pénétration : % achats hors contrat vs achats référencés.

KPI intégrant la RSE dans les achats

La responsabilité sociétale des entreprises a toute sa place dans les achats et se mesure à travers différentes actions : fréquence et volume d’appels d’offres, intégration de critères RSE dans le choix des fournisseurs, respect des délais de règlement, etc.

➡️ Bien entendu, il ne faut pas se noyer dans toutes ces mesures. Perdre du temps à suivre ces indicateurs ou en mettre trop en place viendrait réduire l’efficacité des achats.

L’objectif est bien l’optimisation des achats, les indicateurs permettent de suivre ses performances et d’ajuster les process et les méthodes.

À quelle fréquence suivre ses indicateurs de performance achats et qu’en déduire ?

Rythme et période d’évaluation des KPI achats

La fin d’année est souvent, pour les services achats, une période de bilan de l’année écoulée et de projections pour l’année à venir. Chez Up’timise, nous réalisons pour nos clients les rendez-vous annuels avec les fournisseurs entre novembre et janvier (revues de contrat). ❄️

Nous conseillons donc de faire le point sur les KPI achats en amont pour ajuster la stratégie et tenir compte dans les négociations. Ils peuvent être complétés par des indicateurs opérationnels adaptés à l’activité (exemple d’application en fin du présent article).

Faire sa revue de contrat, au moins une fois par an, c’est comme faire la révision de sa voiture, on n’attend pas qu’un voyant s’allume pour agir, on vérifie que tout fonctionne bien !

Bénéfices des indicateurs de performance

Les indicateurs de performance nous permettent de faire le bilan et de projeter les axes d’amélioration de l’année à venir, de mettre à jour la stratégie achats, de challenger les équipes, les fournisseurs, de nous fixer de nouveaux objectifs et de nous FÉLICITER de ce qui a fonctionné. 🎉

Nous oublions trop souvent de mettre en avant les réussites, de les célébrer et chez Up’timise, nous mettons un point d’honneur à valoriser les réussites, les performances de nos clients, de nos fournisseurs et de ce travail d’équipe qui ne peut être fait si l’une des parties ne prend pas son rôle à cœur.

Quels indicateurs de performance opérationnels prendre en compte ? L’exemple d’une franchise de restaurants

Retour d’expérience du terrain quant aux achats

Dans le domaine de la restauration, nos clients sont des franchises et nos stratégies achats impactent leurs exploitants (restaurants).

🔎 Préalablement à la revue de contrats avec les fournisseurs, nous réalisons un sondage auprès des franchisés pour recueillir leur satisfaction sur :

• la logistique ;
• le suivi commercial ;
• le rapport qualité/prix.

Cela nous permet d’avoir un retour terrain synthétique et à jour avant le rendez-vous. Il s’agit de préparer au mieux la transmission d’informations aux fournisseurs pour mettre en place un plan d’actions correctives lorsque c’est nécessaire et de valoriser les points positifs relevés, car oui, il faut dire aussi quand ça va !

Indicateurs achats provenant des fournisseurs

Les fournisseurs, quant à eux, sont priés de nous remettre les statistiques d’achats de la période (6 mois, un an, tout dépend de la fréquence des revues de contrat).

Nous avons besoin d’avoir une consolidation des données suivantes :

CA réalisé par point de vente

Avec ces données, nous pouvons mettre en corrélation les achats avec les ventes et mesurer le taux d’emprise des fournisseurs référencés.

Répartition par famille d’achats

Elle nous permet de cartographier les achats par restaurants et au global. Des surprises font parfois surface, il faut alors creuser. Si globalement un groupe ne doit pas travailler plus de 10 % de denrées surgelées et que la moyenne du réseau est conforme, mais qu’un point de vente dépasse ce taux, il y a un travail à faire sur le respect du cahier des charges. Comment s’en rendre compte si ce n’est par les chiffres ? 😉

Taux de couverture mercuriale

Un indicateur de performance particulièrement important ! Nous allons ainsi vérifier si les achats réalisés sont bien faits sur les référencements négociés. Si ce n’est pas le cas, il faut chercher à savoir pourquoi : mauvaise connaissance des produits référencés par les exploitants, substitutions de la part du fournisseur, etc. Nous calculons alors la plus-value des sorties de référencements, et mettons à jour les mercuriales. Des articles achetés régulièrement ont peut-être besoin d’intégrer le référencement comme d’autres vont en sortir, car peu ou pas de rotation. Cet indicateur entraine de nombreuses actions chez le client et chez le fournisseur.

💡 Pour mieux comprendre cet indicateur, lisez aussi : “Qu’est-ce qu’une mercuriale ?”

Valeur moyenne livrée (VML)

Il s’agit d’une notion souvent mal connue des opérationnels. Les restaurateurs n’aiment pas avoir un franco de port à respecter, pourtant c’est une composante du prix d’achat ! En effet, le fournisseur ne calcule jamais sa rentabilité sur la marge brute du produit (différence entre son prix d’achat et prix de vente) mais il calcule combien lui coûte de livrer ce produit. 💰

Ne vous leurrez pas, un fournisseur qui n’applique pas de franco rhabille son prix des frais logistiques : quoi qu’il en soit vous payez bien le camion, le chauffeur et le carburant (ou l’électricité !). Les fournisseurs qui appliquent des petits franco sont souvent des régionaux qui rentabilisent plus facilement leur transport par leur proximité entre leur entrepôt et les points de vente.

➡️ Cet indicateur est donc important, à la fois pour le fournisseur qui en fait un levier de rentabilité du dossier client, mais aussi pour nous, acheteurs/clients. Vous l’aurez compris, cela a un impact sur les prix et donc la négociation, mais aussi sur les approvisionnements.

Les acheteurs ne peuvent pas travailler sans prendre en compte les approvisionnements, ceux qui passent les commandes réellement. Chez un client qui peut stocker, nous aurons tendance à espacer les livraisons et à accepter des franco plus élevés que chez un client qui a peu d’espace de stockage ou qui travaille des produits ultra-frais avec une carte changeante.

La VML est donc un indicateur de performance achats qui couvre la supply chain dans son intégralité.

Taux de service

Ici, nous demandons aux fournisseurs de nous sortir un état des différents indicateurs relatifs au service. À savoir : le nombre de lignes de commandes en rupture à la livraison, le nombre de livraisons en retard, le nombre d’avoirs demandés, etc. Ces anomalies permettent de mesurer la qualité de service et de la confronter avec le retour du sondage réalisé auprès des exploitants.

 

Cette liste d’indicateurs de performance achats n’est pas exhaustive et doit être adaptée à la stratégie qui a été définie. Si dans votre stratégie achats, il y a une dimension RSE, la VML va évidemment être importante, car moins de livraison = moins d’émissions de CO2, etc. mais d’autres indicateurs seront à analyser. N’hésitez pas à nous contacter pour vous accompagner dans la mise en place et le suivi de vos KPI achats ! 💪