UP'TIMISE – Achats Structurés Compétitivité Renforcée

Indicateurs de performance achats, quels sont-ils ? Quand et comment les suivre ? 

On vous explique !

La fin d’année est souvent, pour les services achats, une période de bilan de l’année écoulée et de projections pour l’année à venir.

À cette occasion, nous réalisons pour nos clients les rendez-vous annuels avec les fournisseurs entre novembre et janvier.

 Nous appelons ça des revues de contrats. 

Préalablement à ces rendez-vous, nous réalisons un sondage 🔎 auprès des exploitants de nos clients pour recueillir leur satisfaction sur des critères qui sont :

  • la logistique
  • le suivi commercial
  • le rapport qualité / prix

Cela nous permet d’avoir un retour terrain synthétique et à jour avant le rendez-vous afin de préparer au mieux la redescente d’informations aux fournisseurs en vue de mettre en place un plan d’actions correctives lorsque c’est nécessaire et de mettre en exergue les points forts relevés, car oui, il faut dire aussi quand ça va !

Les fournisseurs quant à eux sont priés de nous remettre les statistiques d’achats de la période (6 mois, un an, tout dépend de la fréquence des revues de contrat).

Nous avons besoin d’avoir une consolidation des données suivantes :

  • CA réalisé par point de vente : avec ces données, nous pouvons mettre en corrélation les achats avec les ventes et mesurer le taux d’emprise des fournisseurs référencés

 

  • Répartition par famille d’achats : avec ces données, nous pouvons cartographier les achats par restaurants et au global. Des surprises font parfois surface, il faut alors creuser. Si globalement un groupe ne doit pas travailler plus de 10% de denrées surgelées et que la moyenne du réseau est conforme, si un point de vente dépasse ce taux, il y a un travail à faire sur le respect du cahier des charges. Comment s’en rendre compte si ce n’est par les chiffres ?

 

  • Taux de couverture mercurialeindicateur de performance particulièrement important ! Par celui-là, nous allons vérifier si les achats réalisés sont bien faits sur les référencements négociés. Si ça n’est pas le cas, il faut chercher à savoir pourquoi : mauvaise connaissance des produits référencés par les exploitants, substitutions de la part du fournisseur etc. De cette donnée, nous allons calculer la plus-value des sorties de référencements, mais aussi mettre à jour les mercuriales. Des articles achetés régulièrement ont peut-être besoin d’intégrer le référencement comme d’autres vont en sortir, car peu ou pas de rotation. Cet indicateur entraine de nombreuses actions chez le client et chez le fournisseur.

 

  • VML ou valeur moyenne livrée : il s’agit d’une notion souvent mal connue des opérationnels. Les restaurateurs n’aiment pas avoir un franco de port à respecter pourtant c’est une composante du prix d’achat ! En effet, le fournisseur ne calcule jamais sa rentabilité sur la marge brute du produit (différence entre son prix d’achat et prix de vente) mais il calcule combien lui coûte de livrer ce produit. Ne vous leurrez pas, un fournisseur qui ne vous applique pas de franco rhabille son prix des frais logistiques, quoi qu’il en soit vous payez bien le camion, le chauffeur et le carburant (ou l’électricité !). Les fournisseurs qui appliquent des petits franco sont souvent des régionaux, ils rentabilisent plus facilement leur transport par leur proximité entre leur entrepôt et les points de vente. Cet indicateur est donc important, à la fois pour le fournisseur qui en fait un vrai levier de rentabilité du dossier client, mais aussi pour nous, acheteurs/clients. Vous l’aurez compris, cela a un impact sur les prix et donc la négociation, mais aussi sur les approvisionnements.

Les acheteurs ne peuvent pas travailler sans prendre en compte les approvisionnements, ceux qui passent les commandes réellement. Chez un client qui peut stocker, nous aurons tendance à espacer les livraisons et à accepter des Franco plus élevés que chez un client qui a peu d’espace de stockage ou qui travaille des produits ultra-frais avec une carte changeante.

La VML est donc un indicateur de performance achats qui couvre la supply chain dans son intégralité.

  • Taux de service : ici, nous demandons aux fournisseurs de nous sortir un état des différents indicateurs relatifs au service.

À savoir : le nombre de lignes de commandes en rupture à la livraison, le nombre de livraisons en retard, le nombre d’avoirs demandés etc… ces anomalies permettent de mesurer la qualité de service et de confronter avec le retour du sondage réalisé auprès des exploitants.

Cette liste d’indicateurs de performance n’est pas exhaustive et doit être adaptée à la stratégie achats qui a été définie.

Si dans votre stratégie achats, il y a une dimension RSE, la VML va évidemment être importante, car moins de livraison = moins d’émissions de C02 etc… mais d’autres indicateurs svont être à analyser.

Tous ces indicateurs de performance nous permettent donc de faire le bilan et de projeter les axes d’amélioration de l’année à venir, de mettre à jour la stratégie achats, de challenger les équipes, les fournisseurs, de se fixer de nouveaux objectifs et de se FELICITER de ce qui a fonctionné.

Nous oublions trop souvent de mettre en avant les réussites, de les célébrer 🎉 et chez Up’timise, nous mettons un point d’honneur à valoriser les réussites, les performances de nos clients, de nos fournisseurs et de ce travail d’équipe qui ne peut être fait si l’une des parties ne prend pas son rôle à cœur.

Faire sa revue de contrat, au moins une fois par an, c’est comme faire la révision de sa voiture, on n’attend pas qu’un voyant s’allume pour agir, on vérifie que tout fonctionne bien !